El número de seguimiento de tu envío

Qué lleva dentro la referencia de envío

No es un número correlativo que valga solo para contar. La referencia de envío apunta a una expedición concreta con su origen, su destino, el número de bultos o de pallets declarados, el peso y la modalidad contratada. Cuando un operario escanea la etiqueta en una plataforma, lo que está haciendo es decirle al sistema que esos bultos concretos han cambiado de sitio.

De ahí viene una regla práctica: una expedición, una referencia. Si mandas cuatro pallets en el mismo envío van bajo el mismo código, aunque cada base lleve su propia etiqueta con el reparto de bultos (uno de cuatro, dos de cuatro). Y si mandas cuatro pallets a cuatro direcciones distintas son cuatro expediciones, cada una con su número de envío.

Al cerrar la recogida conviene anotar el número de la expedición junto a tu pedido o tu albarán: ese apunte es lo que permite casar después el transporte con la venta sin buscar a mano.

• El código del transportista, que es con el que se rastrea la carga
• Tu referencia interna, si la das al cerrar la recogida
• El reparto de bultos, cuando la expedición lleva más de una base
• El destino y la modalidad, que deciden por qué plataforma pasa

Dónde está impreso el número

Con el pedido cerrado te llegan la confirmación, la etiqueta y el albarán. La etiqueta se imprime y se pega en una cara visible y vertical del bulto, nunca encima, porque ahí la tapa la carga de al lado o se despega con el retráctil. En un pallet va igual, en una cara visible y accesible sin mover la carga.

El albarán viaja con la carga y es el papel que se firma en destino. Ese albarán firmado es la prueba de entrega, y lleva el mismo número de envío que la etiqueta, de modo que una reclamación se abre citando un solo dato.

Si la impresora falla o la etiqueta se moja en el muelle, se vuelve a emitir: en el 960 456 282 se pide el reenvío y en info@enviarpalletabelgica.com se recibe el archivo para imprimir otra vez antes de que pase el camión.

La etiqueta de un envío internacional

Una etiqueta de envío internacional lleva lo mismo que una nacional más el país y el código postal de destino bien legibles, porque es el dato que decide la plataforma de reparto al otro lado de la frontera. En el corredor hacia Bélgica el pallet rompe carga en plataforma belga y, a partir de ahí, el reparto lo organiza personal que no lee español: la dirección se escribe tal cual la usa el destinatario, con su calle y su número de muelle.

El número de envío internacional es el mismo código que en península, no hay una numeración aparte. Lo que sí tiene de más es el registro de salida de la línea y el de entrada en la plataforma de destino, dos marcas que no existen en un envío dentro de España. Qué significa cada marca está desglosado en estado del envío.

Lo que viaja con la carga son la etiqueta y el albarán, y es con esos dos papeles con lo que se identifica el bulto en cada plataforma. Qué registros aparecen en un trayecto internacional está en seguimiento de envíos.

Rastrear el número y qué hacer si no lo tienes

Para rastrear el número de envío hay que llevarlo a la pantalla del transportista que está moviendo la carga: cuál es viene en el resguardo de la expedición, junto a la referencia. Qué dato pide esa pantalla y qué se lee en ella está en página de seguimiento; si el resguardo no aparece, en el 960 456 282 se dice cuál es.

Si el código se ha traspapelado, la expedición no se pierde. Con la fecha de recogida y el código postal de origen se identifica igual, y el número de seguimiento del envío se vuelve a mandar en el momento. Para eso vale una llamada al 960 456 282 o un mensaje a info@enviarpalletabelgica.com.

Lo mismo sirve cuando quien pregunta es el destinatario y no tiene el dato: el remitente es quien contrató, y la consulta se hace desde su lado. En localizador de envíos está cómo se encuentra una expedición cuando no tienes la referencia a mano.

Cuando mandas varias expediciones a la semana

Un almacén que carga cinco expediciones el lunes tiene cinco referencias, una por envío: cada una se consulta por su lado y cada una responde por su carga. Lo práctico es anotarlas en tu propia tabla, junto al pedido interno al que corresponden, en cuanto se cierra la recogida.

Tenerlas ordenadas ahorra discusiones después: un registro de envío bien llevado, con la fecha de la recogida, lo que decía el albarán al cargar y lo que dice firmado al llegar, es lo que decide cualquier reclamación. Con la referencia delante, el estado de una expedición concreta o la copia de su albarán se piden en el 960 456 282 o en info@enviarpalletabelgica.com y se contestan sobre esa expedición.